Operaciones de negocio

Consultoría de procesos de negocio para equipos a los que se les han quedado pequeños sus flujos de trabajo

La consultoría de procesos de negocio de Gjethe mapea cómo circula realmente el trabajo en su empresa, desde la consulta hasta la factura. Entrevistamos a las personas que hacen el trabajo, documentamos cada paso, detectamos los retrasos, la introducción duplicada de datos y los traspasos manuales, y recomendamos cambios prácticos: mejor uso de las herramientas existentes, software nuevo cuando esté justificado, integraciones y automatización. Usted recibe un plan priorizado, y nuestro equipo puede implementarlo.

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De un vistazo

Enfoque
Flujos de trabajo, sistemas y trabajo manual
Resultado
Mapas de procesos y un plan priorizado
Covers
Elección de software, integraciones, automatización
Implementación
Opcional, a cargo del mismo equipo

Definition

Qué es la consultoría de procesos de negocio?

La consultoría de procesos de negocio es el análisis de cómo se realiza el trabajo de una empresa, paso a paso, seguido de recomendaciones para que ese trabajo sea más rápido, más fiable y dependa menos del esfuerzo manual.

La mayoría de las empresas no planifican sus procesos; los acumulan. Una hoja de cálculo añadida en una temporada de mucho trabajo se vuelve permanente, una copia manual de un sistema a otro se convierte en el trabajo de alguien y las aprobaciones viven en hilos de correo que nadie encuentra. Comprar software nuevo rara vez lo soluciona por sí solo, porque el proceso de fondo sigue sin estar claro. Empezamos entendiendo el trabajo tal como se hace hoy, diseñamos después una versión más sencilla y solo entonces decidimos qué herramientas, integraciones o automatizaciones la apoyan. Como Gjethe también desarrolla software, automatización e integraciones, las recomendaciones se mantienen ancladas en lo que realmente se puede implementar y mantener.

¿Para quién es?

  • Pymes en crecimiento

    Empresas en las que los procesos que funcionaban con diez personas se rompen con treinta.

  • E-commerce y logística

    Equipos que vuelven a teclear cada día datos de pedidos, stock y envíos entre sistemas.

  • Servicios profesionales

    Empresas con presupuestos, incorporaciones, aprobaciones o facturación lentos repartidos entre varias herramientas.

  • Responsables de operaciones

    Directivos que saben que algo es ineficiente pero necesitan pruebas y un plan antes de invertir.

Qué está incluido y qué se queda usted

Qué incluye

  • Entrevistas con las personas que hacen el trabajo
  • Mapas del proceso actual de los flujos de trabajo seleccionados
  • Inventario de herramientas, hojas de cálculo y flujos de datos
  • Identificación de retrasos, retrabajo y entradas duplicadas
  • Análisis de causa raíz de los problemas recurrentes
  • Diseño del proceso futuro
  • Recomendaciones de software: mantener, configurar, sustituir o desarrollar
  • Oportunidades de integración y automatización
  • Revisión de la calidad y la titularidad de los datos
  • Hoja de ruta priorizada con esfuerzo e impacto
  • Recomendaciones de gestión del cambio y formación
  • Presentación de los hallazgos a su equipo

Lo que recibe

Se entrega al final. Suyo para siempre.

  • Mapas de procesos actuales y futuros
  • Un inventario de herramientas y flujos de datos
  • Un informe de hallazgos con las pruebas de cada problema
  • Una hoja de ruta de mejoras priorizada
  • Requisitos para cualquier trabajo de software, integración o automatización

Cómo funciona una revisión de procesos

Revisamos en profundidad un número reducido de flujos de trabajo importantes en lugar de repasar superficialmente todos los departamentos.

  1. 01

    Elegir los flujos de trabajo

    Elegimos juntos los procesos que más tiempo cuestan o más errores causan, como la gestión de pedidos, la incorporación de clientes o los informes de cierre de mes.

  2. 02

    Observar y entrevistar

    Hablamos con las personas que hacen el trabajo y, cuando es posible, vemos el proceso en marcha en las herramientas reales.

  3. 03

    Mapear y medir

    Se documentan cada paso, traspaso, herramienta y decisión, con notas sobre volumen, tiempos de espera y tasas de error cuando existen datos.

  4. 04

    Diseñar el proceso mejorado

    Primero eliminamos los pasos innecesarios y después decidimos dónde ayuda el software, la integración o la automatización.

  5. 05

    Prioritise

    Cada recomendación se valora por impacto esperado, esfuerzo, coste y riesgo, para que pueda empezar por las victorias rápidas.

Hallazgos habituales y qué recomendamos

Lo que encontramos a menudoRecomendación habitual
Los mismos datos introducidos en dos o tres sistemasUna integración o una única fuente de verdad
Aprobaciones atascadas en hilos de correoUna herramienta de flujo de trabajo o un paso de aprobación con responsables claros
Informes semanales elaborados a mano a partir de exportacionesInformes automatizados o un dashboard en tiempo real
Un CRM en el que ventas no confía o que no usaUn diseño de embudo más limpio, depuración de datos y formación
Una hoja de cálculo que sostiene un proceso críticoUna pequeña herramienta interna o una plataforma bien configurada
Conocimiento en manos de una sola personaProcedimientos documentados y acceso compartido

Recomendaciones de software sin interés comercial

Nuestras recomendaciones siguen al proceso, no a un proveedor preferido. A menudo la mejor respuesta es configurar bien una herramienta por la que ya paga. A veces es una plataforma estándar como HubSpot, Salesforce, Notion o un sistema específico del sector. Solo recomendamos software a medida cuando el proceso es realmente específico de su negocio o cuando las alternativas costarían más de adaptar.

Gjethe no es un revendedor y no cobra comisión por licencias de software. Si recomendamos una herramienta, explicamos por qué, cuánto cuesta mantenerla y cuáles serían las alternativas.

Del plan a la implementación

Un plan de procesos solo es útil si se implementa. Como la misma empresa desarrolla software a medida, automatizaciones con IA y Python, integraciones y configuraciones de CRM, y puede aportar personal para puestos operativos, podemos llevar la hoja de ruta adelante con usted, una prioridad cada vez. Es libre de implementar el plan con su propio equipo o con otro proveedor; la documentación está redactada para que cualquiera pueda trabajar a partir de ella.

Cómo funciona la consultoría de procesos de negocio, paso a paso

Cada paso tiene un resultado claro que puede revisar. Los plazos se acuerdan en su presupuesto.

  1. 1

    Consulta

    Hablamos de los problemas que percibe, los objetivos de la revisión y los equipos implicados.

  2. 2

    Alcance

    Acordamos qué flujos de trabajo revisar, a quién entrevistaremos y qué cubre el informe final.

  3. 3

    Discovery

    Entrevistas, observación y revisión de herramientas, hojas de cálculo y datos disponibles.

  4. 4

    Análisis y diseño

    Mapas de procesos, hallazgos y los procesos futuros mejorados.

  5. 5

    Recommendations

    Una hoja de ruta priorizada, presentada a su equipo, con los requisitos para cualquier trabajo de desarrollo.

  6. 6

    Apoyo a la implementación

    Si lo desea, Gjethe implementa los cambios por fases y mide el efecto.

Herramientas y qué determina su presupuesto

El precio depende de su proyecto y se acuerda en su presupuesto. Esto es lo que lo hace variar.

Factores de precio de la consultoría de procesos de negocio
FactorPor qué importa
Número de flujos de trabajoCada proceso revisado en profundidad necesita sus propias entrevistas, mapas y recomendaciones.
Equipos y ubicacionesMás departamentos o sedes implican más entrevistas y más traspasos que comprender.
Sistemas implicadosLos entornos de herramientas complejos y los sistemas heredados tardan más en documentarse.
Disponibilidad de datosMedir volúmenes y retrasos es más rápido cuando los sistemas ya los registran.
ImplementaciónSi la colaboración termina con el plan o continúa con el desarrollo de los cambios.

Errores habituales que evitar

Lo que vemos fallar con más frecuencia y cómo lo evita un buen proyecto.

  • Comprar software primero

    Una herramienta nueva sobre un proceso poco claro suele reproducir los mismos problemas en un sistema más caro.

  • Mapear el proceso oficial

    El proceso documentado y el real suelen diferir. Las mejoras deben partir de cómo se trabaja realmente.

  • Automatizar el desperdicio

    Automatizar un paso innecesario lo hace más rápido, pero sigue siendo innecesario.

  • Dejar fuera a quienes hacen el trabajo

    Los cambios diseñados sin el equipo suelen encontrar resistencia o se sortean en silencio.

Preguntas frecuentes

¿Qué hace realmente un consultor de procesos de negocio?

Un consultor de procesos estudia cómo circula el trabajo en su empresa, documenta cada paso, identifica retrasos, errores y esfuerzo manual, y recomienda cambios en el proceso, las herramientas y los flujos de datos, en un plan priorizado.

¿Tenemos que comprar software nuevo?

No. Muchas recomendaciones consisten en configurar herramientas que ya usa, simplificar pasos o conectar sistemas. Solo recomendamos software nuevo cuando claramente merece la pena.

¿Pueden implementar las recomendaciones?

Sí. Gjethe desarrolla software a medida, integraciones, automatizaciones y configuraciones de CRM, y puede aportar personal operativo. También puede implementar el plan usted mismo o con otro proveedor.

¿Qué procesos son buenos candidatos para una revisión?

Los procesos que se ejecutan con frecuencia, implican a varias personas o herramientas y causan retrasos o errores visibles: la gestión de pedidos, los presupuestos, la incorporación de clientes, las aprobaciones, los informes y la facturación son ejemplos habituales.

¿Cómo miden la mejora?

Antes de los cambios, registramos lo que se puede medir, como pasos, traspasos, tiempos de espera, tasas de error u horas dedicadas. Tras la implementación comparamos con esa línea de base.

¿Necesitarán acceso a nuestros sistemas?

El acceso de lectura a las herramientas pertinentes nos ayuda a ver cómo fluyen los datos. Firmamos NDA si se solicita y solo necesitamos el acceso acordado en el alcance.

¿Es adecuado para pequeñas empresas?

Sí. Una revisión centrada en uno o dos flujos de trabajo suele ser lo más valioso para los equipos pequeños, donde unas pocas horas ahorradas a la semana importan mucho.

¿Cómo se fija el precio de la consultoría de procesos?

El precio depende del número de flujos de trabajo, equipos y sistemas implicados, y de si se incluye la implementación. Se acuerda en su presupuesto tras una consulta gratuita.

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