Asistente virtual y soporte de entrada de datos
Gjethe ofrece asistente virtual y soporte de entrada de datos: gestión de la bandeja de entrada y de la agenda, atención de consultas de clientes, investigación e informes, preparación de documentos, mantenimiento del CRM y de hojas de cálculo, alta de catálogos de producto, procesamiento de facturas y recibos y creación y verificación de listas. El trabajo sigue procesos documentados, con controles de calidad y acceso seguro a sus herramientas.
- Primera consulta gratuita
- Presupuesto por escrito para su proyecto
- Pagos fraccionados por hitos, con flexibilidad
De un vistazo
- Support
- Bandeja de entrada, agenda, investigación, documentos
- Datos
- CRM, catálogos, facturas, listas
- Calidad
- Procesos y controles documentados
- Acceso
- Seguro, con mínimo privilegio
Definition
Qué es el asistente virtual y la introducción de datos?
Un asistente virtual presta apoyo administrativo, organizativo y de datos en remoto. La entrada de datos es la introducción, actualización y limpieza precisas de información en sistemas como CRM, hojas de cálculo, plataformas de comercio electrónico y herramientas de contabilidad.
El trabajo administrativo se expande hasta ocupar el tiempo de las personas menos indicadas para hacerlo: fundadores que responden correos rutinarios, comerciales que actualizan el CRM fuera de horario, responsables que vuelven a teclear facturas. Delegar ese trabajo libera tiempo para lo que solo ellos pueden hacer. La delegación funciona cuando las tareas están claramente definidas y se comprueban, así que empezamos documentando cada tarea como un proceso sencillo y acordamos cómo se mide la calidad.
¿Para quién es?
Fundadores y directivos
Bandeja de entrada, agenda y viajes gestionados para que usted se concentre.
Equipos de ventas
CRM limpio y actualizado.
Tiendas online
Fichas de producto, pedidos y correos de clientes gestionados.
Finanzas y administración
Facturas, recibos y registros procesados con exactitud.
Qué está incluido y qué se queda usted
Qué incluye
- Gestión de la bandeja de correo
- Programación de la agenda y de reuniones
- Búsqueda y reserva de viajes
- Atención de consultas de clientes
- Investigación y elaboración de informes
- Formato y preparación de documentos
- Actas de reuniones
- Entrada de datos y limpieza del CRM
- Alta de catálogos de producto
- Procesamiento de facturas y recibos
- Creación y verificación de listas de contactos
- Documentación de procesos
Lo que recibe
Se entrega al final. Suyo para siempre.
- Procesos de tareas documentados
- Tareas completadas con controles de calidad
- Actualizaciones de estado periódicas
- Datos limpios y organizados
- Sugerencias de automatización
La delegación empieza con un proceso
“Gestiona mi bandeja de entrada” significa cosas distintas para personas distintas. Antes de empezar, anotamos cada tarea: qué la desencadena, qué hacer, qué herramientas usar, cómo es hacerlo bien y cuándo escalar. Usted revisa el proceso una vez y el asistente lo sigue con coherencia.
Los procesos documentados también hacen resistente el soporte. Si un asistente no está disponible, otro puede seguir los mismos pasos, y usted nunca depende de un conocimiento que solo existe en la cabeza de una persona.
Entrada de datos precisa
Los errores de entrada de datos son costosos: precios erróneos, clientes duplicados, facturas contabilizadas en la cuenta equivocada. Usamos reglas de validación, plantillas y comprobaciones puntuales, y para los datos críticos una segunda persona revisa una muestra de las entradas.
Cuando los mismos datos se introducen repetidamente desde las mismas fuentes, buscamos formas de automatizarlo (importaciones, integraciones o scripts) y le decimos cuándo la automatización sería más barata que el trabajo manual.
¿Trabajo manual o automatización?
| Tarea | Lo manual tiene sentido cuando | Automatice cuando |
|---|---|---|
| Entrada de datos | Las fuentes varían y necesitan criterio | Los datos llegan en un formato coherente |
| Gestión del correo | Los mensajes necesitan contexto y tono | Los mensajes son rutinarios y repetitivos |
| Reporting | Los informes cambian cada vez | Los informes se repiten con una programación |
| Creación de listas | La investigación necesita criterio | Los datos proceden de una API fiable |
Seguridad y acceso
- Acceso concedido por herramienta, con los permisos mínimos necesarios
- Gestor de contraseñas compartido en lugar de compartir contraseñas
- Autenticación en dos pasos en las cuentas
- Acuerdo de confidencialidad
- Acceso retirado al final de la colaboración
Cómo empezar
Las primeras semanas marcan el patrón. Empezamos con unas pocas tareas bien definidas, revisamos juntos de cerca el resultado y ajustamos los procesos. Cuando la calidad es constante, añadimos más tareas poco a poco.
Unas breves revisiones periódicas y una lista de tareas compartida mantienen a todos alineados en las prioridades, sin que usted tenga que gestionar cada detalle.
Gestión de la bandeja de entrada y de la agenda
El apoyo a la bandeja de entrada suele significar clasificar el correo entrante, archivar lo que no necesita atención, redactar respuestas a los mensajes rutinarios para su aprobación o enviarlas directamente y señalar lo que solo usted puede responder. El apoyo a la agenda cubre programar, reprogramar, preparar los detalles de las reuniones y proteger el tiempo de concentración.
Acordamos reglas claras: quién puede reservar y cuándo, qué mensajes necesitan su aprobación y qué tono deben usar las respuestas.
Alta de catálogos de producto
Las tiendas en línea suelen necesitar cientos de productos dados de alta o actualizados: títulos, descripciones, variantes, precios, imágenes, categorías y campos de SEO. Hacerlo con coherencia importa tanto como hacerlo rápido.
Trabajamos a partir de sus plantillas y reglas de nomenclatura, usamos herramientas de importación masiva cuando la plataforma lo permite y comprobamos una muestra de cada lote antes de publicar.
Investigación e informes
Los asistentes pueden encargarse de tareas de investigación que consumen tiempo: comparar proveedores, compilar listas de eventos o de potenciales clientes, resumir artículos o novedades de la competencia y preparar documentos informativos antes de las reuniones.
Acordamos de antemano el formato, las fuentes y la profundidad, para que la investigación llegue lista para usar y no como un montón de enlaces.
Cómo funcionan el asistente virtual y la introducción de datos, paso a paso
Cada paso tiene un resultado claro que puede revisar. Los plazos se acuerdan en su presupuesto.
- 1
Discover
Tareas, herramientas, volúmenes y prioridades comentados.
- 2
Documento
Cada tarea redactada como un proceso sencillo.
- 3
Acceso
Acceso seguro configurado para las herramientas necesarias.
- 4
Start
Tareas gestionadas con una revisión estrecha al principio.
- 5
Comprobar
Controles de calidad y actualizaciones periódicas.
- 6
Mejorar
Procesos perfeccionados y automatización sugerida.
Herramientas y qué determina su presupuesto
El precio depende de su proyecto y se acuerda en su presupuesto. Esto es lo que lo hace variar.
| Factor | Por qué importa |
|---|---|
| Horas o volumen | Más tareas o registros llevan más tiempo. |
| Complejidad de la tarea | Las tareas que necesitan criterio cuestan más que la simple entrada de datos. |
| Horario de cobertura | Los horarios ampliados o concretos añaden coste. |
| Idiomas | El trabajo en varios idiomas necesita personal adecuado. |
| Controles de calidad | Comprobar dos veces los datos críticos añade tiempo. |
| Área | Tools |
|---|---|
| Productividad | Google Workspace, Microsoft 365 |
| CRM y ventas | HubSpot, Pipedrive, Salesforce |
| E-commerce | Shopify, WooCommerce |
| Security | 1Password o Bitwarden, autenticación en dos pasos |
Errores habituales que evitar
Lo que vemos fallar con más frecuencia y cómo lo evita un buen proyecto.
Delegar sin instrucciones
Las tareas poco claras producen resultados incoherentes.
Compartir contraseñas de forma insegura
Use un gestor de contraseñas y accesos individuales.
Sin controles de calidad
Las comprobaciones puntuales detectan los errores antes de que se propaguen.
Pagar a personas por lo que podría hacer un software
Automatice las tareas repetitivas y predecibles.
Preguntas frecuentes
¿El soporte es continuo o por proyectos?
Ambos. Proyectos de datos puntuales, o soporte continuo con un acuerdo semanal o mensual.
¿En qué idiomas trabajan sus asistentes?
Albanés, inglés y alemán.
¿Cómo mantienen seguros nuestros datos?
Acceso mínimo por herramienta, gestores de contraseñas, autenticación en dos pasos, acuerdos de confidencialidad y acceso retirado cuando termina el trabajo.
¿Pueden responder a los correos de clientes?
Sí, siguiendo respuestas aprobadas y reglas de escalado. Los asuntos complejos o delicados se pasan a su equipo.
¿Pueden limpiar nuestro CRM?
Sí: fusionar duplicados, estandarizar campos, rellenar lagunas y archivar registros obsoletos.
¿Pueden dar de alta productos en nuestra tienda?
Sí, incluidas descripciones, precios, variantes, imágenes y categorías, siguiendo sus plantillas.
¿Procesan facturas?
Sí, introduciendo facturas y recibos en su herramienta de contabilidad. Las decisiones contables quedan en manos de su contable.
¿Pueden construir listas de leads?
Sí, a partir de fuentes conformes, con verificación. La prospección debe seguir las normas de cada mercado.
¿Sugerirán automatización?
Sí. Si una tarea es mejor automatizarla, se lo diremos y podemos construirla; vea automatización con IA y automatización con Python.
¿En qué horario están disponibles los asistentes?
Acordamos un horario de cobertura que se adapte a su zona horaria y a sus necesidades.
¿Pueden digitalizar documentos en papel?
Sí. Podemos escanear, extraer y organizar datos de formularios y documentos en papel en hojas de cálculo o en sus sistemas, tratando con cuidado los datos personales.
¿Puede un asistente trabajar en nuestras herramientas?
Sí. Los asistentes trabajan directamente en su correo, agenda, CRM, tienda y herramientas de proyectos con el acceso que usted conceda.
¿Firman acuerdos de confidencialidad?
Sí. Las obligaciones de confidencialidad se acuerdan por escrito para cada proyecto y podemos firmar su acuerdo de confidencialidad.
¿Cómo miden la calidad?
Acordamos medidas sencillas por tarea (precisión en registros de muestra, objetivos de respuesta para los correos, exhaustividad de la investigación) y las revisamos juntos con regularidad.
¿Pueden ayudar solo en temporadas de mucho trabajo?
Sí. El soporte puede ampliarse para los picos, como lanzamientos de producto, cierres de fin de año o ventas de temporada.
¿Qué tareas no deberíamos delegar?
Las decisiones que necesitan su criterio, las conversaciones delicadas y todo lo que requiera cualificaciones profesionales, como las decisiones jurídicas o contables. Los asistentes preparan; usted decide.
¿Cómo compartimos las tareas?
Mediante una lista de tareas compartida o una herramienta de proyectos como Asana, Trello o ClickUp, de modo que las prioridades y el progreso sean visibles.
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