Geschäftsprozesse

Geschäftsprozessberatung für Teams, die ihren Workflows entwachsen sind

Die Geschäftsprozessberatung von Gjethe bildet ab, wie Arbeit in Ihrem Unternehmen tatsächlich fließt, von der Anfrage bis zur Rechnung. Wir interviewen die Menschen, die die Arbeit erledigen, dokumentieren jeden Schritt, finden Verzögerungen, doppelte Dateneingaben und manuelle Übergaben und empfehlen dann praxisnahe Änderungen: bessere Nutzung vorhandener Tools, neue Software, wo sie gerechtfertigt ist, Integrationen und Automatisierung. Sie erhalten einen priorisierten Plan, und unser Team kann ihn umsetzen.

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Auf einen Blick

Schwerpunkt
Workflows, Systeme und manuelle Arbeit
Ausgabe
Prozesslandkarten und ein priorisierter Plan
Deckt ab
Softwareauswahl, Integrationen, Automatisierung
Umsetzung
Optional, durch dasselbe Team

Definition

Was ist Prozessberatung?

Geschäftsprozessberatung ist die Analyse, wie die Arbeit eines Unternehmens Schritt für Schritt erledigt wird, gefolgt von Empfehlungen, diese Arbeit schneller, zuverlässiger und weniger abhängig von manuellem Aufwand zu machen.

Die meisten Unternehmen planen ihre Prozesse nicht; sie sammeln sie an. Eine Tabelle, die in einer stressigen Saison hinzukam, wird dauerhaft, ein manuelles Kopieren von einem System ins andere wird zu jemandes Aufgabe, und Freigaben leben in E-Mail-Verläufen, die niemand mehr findet. Neue Software behebt das selten von allein, weil der zugrunde liegende Prozess unklar bleibt. Wir beginnen damit, die Arbeit so zu verstehen, wie sie heute erledigt wird, entwerfen dann eine einfachere Version und entscheiden erst danach, welche Tools, Integrationen oder Automatisierungen sie unterstützen. Weil Gjethe auch Software, Automatisierung und Integrationen entwickelt, bleiben die Empfehlungen an dem ausgerichtet, was sich realistisch umsetzen und warten lässt.

Für wen ist es geeignet?

  • Wachsende KMU

    Unternehmen, in denen Prozesse, die für zehn Personen funktioniert haben, bei dreißig brechen.

  • E-Commerce und Logistik

    Teams, die täglich Bestellungen, Bestände und Versanddaten zwischen Systemen neu eintippen.

  • Professionelle Dienstleistungen

    Firmen mit langsamer Angebotserstellung, Einarbeitung, Freigabe oder Rechnungsstellung über mehrere Tools hinweg.

  • Führungskräfte im Betrieb

    Manager, die wissen, dass etwas ineffizient ist, aber vor einer Investition Belege und einen Plan brauchen.

Was enthalten ist und was Sie behalten

Was enthalten ist

  • Interviews mit den Menschen, die die Arbeit erledigen
  • Ist-Prozesslandkarten für ausgewählte Workflows
  • Bestandsaufnahme von Tools, Tabellen und Datenflüssen
  • Identifikation von Verzögerungen, Nacharbeit und doppelter Eingabe
  • Ursachenanalyse für wiederkehrende Probleme
  • Gestaltung des Soll-Prozesses
  • Softwareempfehlungen: behalten, konfigurieren, ersetzen oder entwickeln
  • Möglichkeiten für Integration und Automatisierung
  • Prüfung von Datenqualität und Verantwortlichkeiten
  • Priorisierte Roadmap mit Aufwand und Wirkung
  • Empfehlungen zu Veränderung und Schulung
  • Präsentation der Ergebnisse vor Ihrem Team

Was Sie erhalten

Wird am Ende übergeben. Gehört Ihnen.

  • Ist- und Soll-Prozesslandkarten
  • Eine Bestandsaufnahme der Tools und Datenflüsse
  • Ein Ergebnisbericht mit den Belegen hinter jedem Problem
  • Eine priorisierte Verbesserungs-Roadmap
  • Anforderungen für Software-, Integrations- oder Automatisierungsarbeiten

So läuft eine Prozessanalyse ab

Wir untersuchen eine kleine Zahl wichtiger Workflows gründlich, statt jede Abteilung oberflächlich zu streifen.

  1. 01

    Workflows auswählen

    Gemeinsam wählen wir die Prozesse, die am meisten Zeit kosten oder die meisten Fehler verursachen, etwa Auftragsabwicklung, Kunden-Onboarding oder den Monatsabschluss.

  2. 02

    Beobachten und befragen

    Wir sprechen mit den Menschen, die die Arbeit erledigen, und beobachten den Prozess, wo möglich, in den echten Tools.

  3. 03

    Abbilden und messen

    Jeder Schritt, jede Übergabe, jedes Tool und jede Entscheidung wird dokumentiert, mit Hinweisen zu Volumen, Wartezeit und Fehlerraten, wo Daten vorliegen.

  4. 04

    Den verbesserten Prozess entwerfen

    Wir entfernen zuerst unnötige Schritte und entscheiden dann, wo Software, Integration oder Automatisierung hilft.

  5. 05

    Priorisieren

    Jede Empfehlung wird nach erwarteter Wirkung, Aufwand, Kosten und Risiko bewertet, damit Sie mit schnellen Erfolgen beginnen können.

Typische Erkenntnisse und was wir empfehlen

Was wir oft findenÜbliche Empfehlung
Dieselben Daten werden in zwei oder drei Systeme eingetipptEine Integration oder eine zentrale Datenquelle
Freigaben bleiben in E-Mail-Verläufen hängenEin Workflow-Tool oder Freigabeschritt mit klaren Verantwortlichen
Wöchentliche Berichte, die von Hand aus Exporten gebaut werdenAutomatisierte Berichte oder ein Live-Dashboard
Ein CRM, dem der Vertrieb nicht traut oder das er nicht nutztSauberere Pipeline-Gestaltung, Datenbereinigung und Schulung
Eine Tabelle, die einen kritischen Prozess steuertEin kleines internes Tool oder eine richtig konfigurierte Plattform
Wissen, das bei einer einzigen Person liegtDokumentierte Abläufe und gemeinsamer Zugriff

Softwareempfehlungen ohne Verkaufsinteresse

Unsere Empfehlungen folgen dem Prozess, nicht einem bevorzugten Anbieter. Oft lautet die beste Antwort, ein Tool, für das Sie bereits zahlen, richtig zu konfigurieren. Manchmal ist es eine Standardplattform wie HubSpot, Salesforce, Notion oder ein branchenspezifisches System. Individuelle Software empfehlen wir nur, wenn der Prozess wirklich spezifisch für Ihr Unternehmen ist oder die Alternativen im Umgang mehr kosten würden.

Gjethe ist kein Reseller und erhält keine Provision auf Softwarelizenzen. Wenn wir ein Tool empfehlen, erklären wir, warum, was der Betrieb kostet und welche Alternativen es gäbe.

Vom Plan zur Umsetzung

Ein Prozessplan ist nur nützlich, wenn er umgesetzt wird. Weil dasselbe Unternehmen individuelle Software, KI- und Python-Automatisierungen, Integrationen und CRM-Einrichtungen entwickelt und operative Rollen besetzen kann, können wir die Roadmap gemeinsam mit Ihnen Schritt für Schritt durchführen, jeweils eine Priorität nach der anderen. Es steht Ihnen frei, den Plan mit Ihrem eigenen Team oder einem anderen Anbieter umzusetzen; die Dokumentation ist so geschrieben, dass jeder damit arbeiten kann.

So funktioniert Prozessberatung, Schritt für Schritt

Jeder Schritt hat ein klares Ergebnis, das Sie prüfen können. Der Zeitrahmen wird in Ihrem Angebot vereinbart.

  1. 1

    Beratung

    Wir besprechen die Probleme, die Sie sehen, die Ziele der Analyse und welche Teams beteiligt sind.

  2. 2

    Umfang

    Wir legen fest, welche Workflows wir untersuchen, wen wir interviewen und was der Abschlussbericht abdeckt.

  3. 3

    Discovery

    Interviews, Beobachtung und Prüfung von Tools, Tabellen und verfügbaren Daten.

  4. 4

    Analyse und Design

    Prozesslandkarten, Erkenntnisse und die verbesserten Soll-Prozesse.

  5. 5

    Recommendations

    Eine priorisierte Roadmap, Ihrem Team präsentiert, mit Anforderungen für alle Entwicklungsarbeiten.

  6. 6

    Unterstützung bei der Umsetzung

    Auf Wunsch setzt Gjethe die Änderungen in Etappen um und misst die Wirkung.

Tools und was Ihr Angebot beeinflusst

Die Preisgestaltung richtet sich nach Ihrem Projekt und wird in Ihrem Angebot vereinbart. Diese Faktoren bestimmen es.

Preisfaktoren für Prozessberatung
FaktorWarum er wichtig ist
Anzahl der WorkflowsJeder gründlich untersuchte Prozess braucht eigene Interviews, Landkarten und Empfehlungen.
Teams und StandorteMehr Abteilungen oder Standorte bedeuten mehr Interviews und mehr Übergaben, die zu verstehen sind.
Beteiligte SystemeKomplexe Tool-Landschaften und Altsysteme brauchen länger in der Dokumentation.
DatenverfügbarkeitVolumen und Verzögerungen lassen sich schneller messen, wenn Systeme sie bereits erfassen.
UmsetzungOb die Zusammenarbeit mit dem Plan endet oder in die Umsetzung der Änderungen übergeht.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

Was bei uns am häufigsten schiefgeht und wie ein gutes Projekt es vermeidet.

  • Zuerst Software kaufen

    Ein neues Tool auf einem unklaren Prozess reproduziert meist dieselben Probleme in einem teureren System.

  • Den offiziellen Prozess abbilden

    Der dokumentierte und der reale Prozess unterscheiden sich oft. Verbesserungen müssen davon ausgehen, wie die Arbeit tatsächlich abläuft.

  • Verschwendung automatisieren

    Einen unnötigen Schritt zu automatisieren macht ihn schneller, aber er bleibt unnötig.

  • Die ausführenden Personen außen vor lassen

    Änderungen, die ohne das Team entworfen werden, stoßen oft auf Widerstand oder werden stillschweigend umgangen.

Häufig gestellte Fragen

Was macht ein Geschäftsprozessberater eigentlich?

Ein Prozessberater untersucht, wie Arbeit durch Ihr Unternehmen fließt, dokumentiert jeden Schritt, erkennt Verzögerungen, Fehler und manuellen Aufwand und empfiehlt in einem priorisierten Plan Änderungen an Prozess, Tools und Datenflüssen.

Müssen wir neue Software kaufen?

Nein. Viele Empfehlungen betreffen die Konfiguration bereits genutzter Tools, die Vereinfachung von Schritten oder die Verbindung von Systemen. Neue Software empfehlen wir nur, wenn sie sich klar lohnt.

Können Sie die Empfehlungen umsetzen?

Ja. Gjethe entwickelt individuelle Software, Integrationen, Automatisierungen und CRM-Einrichtungen und kann operatives Personal stellen. Sie können den Plan auch selbst oder mit einem anderen Anbieter umsetzen.

Welche Prozesse eignen sich für eine Analyse?

Prozesse, die häufig laufen, mehrere Personen oder Tools betreffen und sichtbare Verzögerungen oder Fehler verursachen: Auftragsabwicklung, Angebotserstellung, Kunden-Onboarding, Freigaben, Reporting und Rechnungsstellung sind typische Beispiele.

Wie messen Sie die Verbesserung?

Vor den Änderungen erfassen wir, was sich messen lässt, etwa Schritte, Übergaben, Wartezeit, Fehlerraten oder aufgewendete Stunden. Nach der Umsetzung vergleichen wir mit dieser Ausgangsbasis.

Brauchen Sie Zugriff auf unsere Systeme?

Lesezugriff auf die relevanten Tools hilft uns zu sehen, wie Daten fließen. Auf Wunsch unterzeichnen wir NDAs und benötigen nur den im Umfang vereinbarten Zugriff.

Eignet sich das für kleine Unternehmen?

Ja. Eine fokussierte Analyse von ein oder zwei Workflows ist für kleine Teams oft am wertvollsten, weil dort wenige eingesparte Stunden pro Woche viel bedeuten.

Wie wird Prozessberatung berechnet?

Die Preisgestaltung hängt von der Anzahl der Workflows, Teams und Systeme ab und davon, ob die Umsetzung enthalten ist. Sie wird nach einem kostenlosen Beratungsgespräch in Ihrem Angebot vereinbart.

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  1. Wie es weitergeht
  2. 1Sie sagen uns, was Sie brauchen
  3. 2Wir melden uns möglichst innerhalb von 24 Stunden mit Rückfragen
  4. 3Sie erhalten ein schriftliches Angebot für Ihr Projekt