Opérations d'entreprise

Du conseil en processus métier pour les équipes dont les workflows ne suivent plus

Le conseil en processus métier de Gjethe cartographie la façon dont le travail circule réellement dans votre entreprise, de la demande à la facture. Nous interrogeons les personnes qui font le travail, documentons chaque étape, repérons les retards, les doubles saisies et les transmissions manuelles, puis recommandons des changements concrets : meilleure utilisation des outils existants, nouveaux logiciels lorsque c'est justifié, intégrations et automatisation. Vous obtenez un plan priorisé, que notre équipe peut mettre en œuvre.

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En un coup d'œil

Axe de travail
Workflows, systèmes et travail manuel
Livrable
Cartographies de processus et plan priorisé
Covers
Choix de logiciels, intégrations, automatisation
Mise en œuvre
En option, par la même équipe

Definition

Qu'est-ce que le conseil en processus métier?

Le conseil en processus métier est l'analyse, étape par étape, de la façon dont le travail d'une entreprise est réalisé, suivie de recommandations pour le rendre plus rapide, plus fiable et moins dépendant du travail manuel.

La plupart des entreprises ne planifient pas leurs processus ; elles les accumulent. Un tableur ajouté pendant une période chargée devient permanent, une copie manuelle d'un système à un autre devient le travail de quelqu'un, et les validations vivent dans des fils d'e-mails que personne ne retrouve. Acheter un nouveau logiciel règle rarement cela à lui seul, car le processus sous-jacent reste flou. Nous commençons par comprendre le travail tel qu'il est fait aujourd'hui, puis concevons une version plus simple, et ce n'est qu'ensuite que nous choisissons les outils, intégrations ou automatisations qui la soutiennent. Comme Gjethe développe aussi des logiciels, de l'automatisation et des intégrations, nos recommandations restent ancrées dans ce qui peut réellement être mis en œuvre et maintenu.

À qui s'adresse-t-elle ?

  • PME en croissance

    Entreprises dont les processus qui fonctionnaient à dix personnes craquent à trente.

  • E-commerce et logistique

    Équipes qui ressaisissent chaque jour les données de commandes, de stock et d'expédition d'un système à l'autre.

  • Services professionnels

    Entreprises dont les devis, l'intégration de clients, les validations ou la facturation sont lents et répartis sur plusieurs outils.

  • Responsables des opérations

    Managers qui savent que quelque chose est inefficace mais ont besoin de preuves et d'un plan avant d'investir.

Ce qui est inclus, et ce que vous conservez

Ce qui est inclus

  • Entretiens avec les personnes qui font le travail
  • Cartographies de l'état actuel des processus pour des workflows choisis
  • Inventaire des outils, tableurs et flux de données
  • Identification des retards, reprises et doubles saisies
  • Analyse des causes profondes des problèmes récurrents
  • Conception du processus cible
  • Recommandations logicielles : conserver, configurer, remplacer ou développer
  • Opportunités d'intégration et d'automatisation
  • Revue de la qualité et de la responsabilité des données
  • Feuille de route priorisée avec effort et impact
  • Recommandations en matière de conduite du changement et de formation
  • Présentation des conclusions à votre équipe

Ce que vous recevez

Remis en fin de mission. À vous pour toujours.

  • Cartographies des processus actuels et cibles
  • Un inventaire des outils et des flux de données
  • Un rapport de conclusions avec les preuves derrière chaque problème
  • Une feuille de route d'amélioration priorisée
  • Les exigences pour tout travail de logiciel, d'intégration ou d'automatisation

Comment se déroule une revue de processus

Nous examinons en profondeur un petit nombre de workflows importants plutôt que de survoler chaque service.

  1. 01

    Choisir les workflows

    Ensemble, nous choisissons les processus qui coûtent le plus de temps ou causent le plus d'erreurs, comme le traitement des commandes, l'intégration des clients ou le reporting de fin de mois.

  2. 02

    Observer et interroger

    Nous parlons aux personnes qui font le travail et, lorsque c'est possible, observons le processus se dérouler dans les vrais outils.

  3. 03

    Cartographier et mesurer

    Chaque étape, transmission, outil et décision est documenté, avec des notes sur le volume, les temps d'attente et les taux d'erreur lorsque des données existent.

  4. 04

    Concevoir le processus amélioré

    Nous supprimons d'abord les étapes inutiles, puis décidons où un logiciel, une intégration ou une automatisation aide.

  5. 05

    Prioritise

    Chaque recommandation est évaluée selon l'impact attendu, l'effort, le coût et le risque, afin que vous puissiez commencer par les gains rapides.

Constats typiques et ce que nous recommandons

Ce que nous constatons souventRecommandation habituelle
Les mêmes données saisies dans deux ou trois systèmesUne intégration ou une source de vérité unique
Des validations bloquées dans des fils d'e-mailsUn outil de workflow ou une étape de validation avec des responsables clairs
Des rapports hebdomadaires construits à la main à partir d'exportsDes rapports automatisés ou un tableau de bord en direct
Un CRM auquel les commerciaux ne font pas confiance ou qu'ils n'utilisent pasUn pipeline mieux conçu, un nettoyage des données et de la formation
Un tableur qui fait tourner un processus critiqueUn petit outil interne ou une plateforme correctement configurée
Un savoir détenu par une seule personneDes procédures documentées et un accès partagé

Des recommandations logicielles sans intérêt commercial

Nos recommandations suivent le processus, pas un fournisseur préféré. Souvent, la meilleure réponse est de configurer correctement un outil que vous payez déjà. Parfois, c'est une plateforme standard comme HubSpot, Salesforce, Notion ou un système spécifique à votre secteur. Un logiciel sur mesure n'est recommandé que lorsque le processus est vraiment propre à votre entreprise ou que les alternatives coûteraient plus cher à contourner.

Gjethe n'est pas revendeur et ne perçoit aucune commission sur les licences logicielles. Si nous recommandons un outil, nous expliquons pourquoi, ce qu'il coûte à exploiter et quelles seraient les alternatives.

Du plan à la mise en œuvre

Un plan de processus n'est utile que s'il est mis en œuvre. Comme la même entreprise développe des logiciels sur mesure, des automatisations IA et Python, des intégrations et des configurations CRM, et peut pourvoir des postes opérationnels, nous pouvons porter la feuille de route avec vous, une priorité à la fois. Vous êtes libre de mettre en œuvre le plan avec votre propre équipe ou un autre prestataire ; la documentation est rédigée pour que n'importe qui puisse s'en servir.

Comment fonctionne le conseil en processus métier, étape par étape

Chaque étape produit un résultat clair que vous pouvez relire. Le calendrier est convenu dans votre devis.

  1. 1

    Consultation

    Nous discutons des problèmes que vous constatez, des objectifs de la revue et des équipes concernées.

  2. 2

    Périmètre

    Nous convenons des workflows à examiner, des personnes à interroger et du contenu du rapport final.

  3. 3

    Discovery

    Entretiens, observation et revue des outils, tableurs et données disponibles.

  4. 4

    Analyse et conception

    Cartographies de processus, constats et processus cibles améliorés.

  5. 5

    Recommendations

    Une feuille de route priorisée, présentée à votre équipe, avec les exigences pour tout travail de développement.

  6. 6

    Accompagnement à la mise en œuvre

    Si vous le souhaitez, Gjethe met en œuvre les changements par étapes et mesure l'effet.

Les outils, et ce qui détermine votre devis

Le prix dépend de votre projet et est convenu dans votre devis. Voici ce qui le fait varier.

Facteurs de prix du conseil en processus métier
FacteurPourquoi c'est important
Nombre de workflowsChaque processus examiné en profondeur demande ses propres entretiens, cartographies et recommandations.
Équipes et sitesPlus de services ou de sites signifient plus d'entretiens et plus de transmissions à comprendre.
Systèmes concernésLes environnements d'outils complexes et les systèmes anciens sont plus longs à documenter.
Disponibilité des donnéesMesurer les volumes et les retards est plus rapide lorsque les systèmes les enregistrent déjà.
Mise en œuvreSelon que la mission s'arrête au plan ou se poursuit par la réalisation des changements.

Erreurs courantes à éviter

Ce qui tourne le plus souvent mal, et comment un bon projet l'évite.

  • Acheter d'abord un logiciel

    Un nouvel outil posé sur un processus flou reproduit généralement les mêmes problèmes dans un système plus coûteux.

  • Cartographier le processus officiel

    Le processus documenté et le processus réel diffèrent souvent. Les améliorations doivent partir de la façon dont le travail se fait réellement.

  • Automatiser le gaspillage

    Automatiser une étape inutile la rend plus rapide, mais elle reste inutile.

  • Exclure ceux qui font le travail

    Les changements conçus sans l'équipe sont souvent rejetés ou discrètement contournés.

Questions fréquentes

Que fait concrètement un consultant en processus métier ?

Un consultant en processus étudie la façon dont le travail circule dans votre entreprise, documente chaque étape, identifie les retards, erreurs et efforts manuels, et recommande des changements sur le processus, les outils et les flux de données, dans un plan priorisé.

Devons-nous acheter un nouveau logiciel ?

Non. De nombreuses recommandations consistent à configurer des outils que vous utilisez déjà, simplifier des étapes ou connecter des systèmes. Un nouveau logiciel n'est recommandé que lorsque cela en vaut clairement la peine.

Pouvez-vous mettre en œuvre les recommandations ?

Oui. Gjethe développe des logiciels sur mesure, des intégrations, des automatisations et des configurations CRM, et peut fournir du personnel opérationnel. Vous pouvez aussi mettre en œuvre le plan vous-même ou avec un autre prestataire.

Quels processus sont de bons candidats pour une revue ?

Les processus qui tournent souvent, impliquent plusieurs personnes ou outils et causent des retards ou erreurs visibles : le traitement des commandes, les devis, l'intégration des clients, les validations, le reporting et la facturation en sont des exemples courants.

Comment mesurez-vous l'amélioration ?

Avant les changements, nous relevons ce qui est mesurable, comme les étapes, transmissions, temps d'attente, taux d'erreur ou heures passées. Après la mise en œuvre, nous comparons à cette base de référence.

Aurez-vous besoin d'accéder à nos systèmes ?

Un accès en lecture aux outils concernés nous aide à voir comment circulent les données. Nous signons des accords de confidentialité sur demande et n'avons besoin que des accès convenus dans le périmètre.

Cela convient-il aux petites entreprises ?

Oui. Une revue ciblée d'un ou deux workflows est souvent ce qui a le plus de valeur pour les petites équipes, où quelques heures gagnées chaque semaine comptent beaucoup.

Comment est tarifé le conseil en processus ?

Le tarif dépend du nombre de workflows, d'équipes et de systèmes concernés, et de l'inclusion ou non de la mise en œuvre. Il est convenu dans votre devis après une consultation gratuite.

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  1. Et ensuite ?
  2. 1Vous nous dites ce dont vous avez besoin
  3. 2Nous nous efforçons de répondre sous 24 heures avec des questions
  4. 3Vous recevez un devis écrit pour votre projet