Cómo redactar un briefing de proyecto

Qué incluir en un briefing

Céntrese en los objetivos, no en las soluciones

Los briefings suelen saltar directamente a las soluciones: “necesitamos una aplicación con un chatbot”. Es más útil describir el problema: “los clientes nos llaman todos los días para preguntar por el estado de su pedido”. Eso permite a los proveedores proponer la solución eficaz más sencilla, que puede ser distinta y más barata.

Incluya cómo juzgará el éxito (más consultas, menos llamadas de soporte, procesos internos más rápidos) para que todos trabajen hacia el mismo resultado.

Por qué ayuda compartir un rango de presupuesto

Mucha gente oculta su presupuesto con la esperanza de recibir presupuestos más bajos. El resultado suelen ser propuestas que no encajan: demasiado ambiciosas para el dinero disponible o demasiado básicas para los objetivos. Un rango permite a los proveedores recomendar qué priorizar y qué posponer.

No tiene que dar una cifra fija. Un rango y una nota sincera sobre la flexibilidad bastan.

Marque las funciones como imprescindibles o deseables

• Imprescindible: sin ello el proyecto fracasa
• Conveniente: importante, pero podría llegar poco después
• Deseable: valioso si el presupuesto lo permite
• Más adelante: ideas para fases futuras

Los ejemplos hacen concreto un briefing

Enlaces a sitios, aplicaciones, vídeos o diseños que le gustan, con una frase sobre qué le gusta de cada uno, comunican el estilo y la funcionalidad mucho mejor que adjetivos como “moderno” o “limpio”.

Los ejemplos que no le gustan son igual de útiles.

Lagunas habituales en los briefings

Una plantilla de briefing sencilla

Contexto: quién es usted y a qué se dedica. Objetivo: cómo es el éxito. Público: quién lo usará y qué necesita. Alcance: páginas, funciones o entregables, marcados como imprescindibles o deseables. Ejemplos: enlaces que le gustan y por qué. Recursos: marca, contenido y sistemas que existen. Limitaciones: fechas fijas, requisitos legales o técnicos. Presupuesto: un rango realista. Contactos: quién decide.

Rellenar estos apartados con lenguaje sencillo basta para la mayoría de los proyectos web, de aplicaciones y de diseño.

Ejemplo: impreciso frente a claro

Tras enviar el briefing

Espere que los buenos proveedores hagan preguntas de seguimiento. Esas preguntas muestran con qué atención lo han leído y a menudo revelan decisiones que aún no ha tomado.

Actualice el briefing con las respuestas y comparta la misma versión con todos los proveedores para que las propuestas sigan siendo comparables.

Definir el éxito

Las medidas de éxito convierten un briefing en un objetivo compartido. Algunos ejemplos son más consultas de un público concreto, menos llamadas de soporte, procesos internos más rápidos o más ventas en línea. Incluso unas cifras aproximadas ayudan, como duplicar las consultas procedentes de la búsqueda orgánica.

Las medidas también le ayudan a juzgar las propuestas: ¿qué enfoque tiene más probabilidades de alcanzarlas?

Lista de comprobación del briefing antes de enviarlo

• Objetivo expuesto con claridad
• Público descrito
• Imprescindibles separados de deseables
• Ejemplos con sus motivos
• Recursos existentes enumerados
• Rango de presupuesto incluido
• Responsable de la decisión nombrado

Briefings para proyectos de diseño y de vídeo

Para diseño, incluya dónde se usará el trabajo, tamaños y formatos, recursos de marca y ejemplos. Para vídeo, incluya la finalidad, el público, la duración, las plataformas, las referencias y las grabaciones disponibles.

Se aplica el mismo principio: primero los objetivos, luego los requisitos y después los ejemplos y las limitaciones.

Mantenga vivo el briefing

Un briefing no sirve solo para contratar. Manténgalo actualizado a medida que se tomen decisiones durante el proyecto y compártalo con todos los implicados. Se convierte en una referencia para las conversaciones sobre el alcance y para incorporar a nuevos miembros del equipo.

Cuando surja algo nuevo, compárelo con los objetivos del briefing antes de añadirlo.