Si të punësoni një asistent virtual

Si të filloni

1. 01

   Listoni detyrat

   Gjithçka e përsëritur që bëni rregullisht, me kohën që merr çdo detyrë.

2. 02

   Zgjidhni çfarë të delegoni

   Detyra të qarta dhe të përsëritshme që nuk kërkojnë gjykimin tuaj.

3. 03

   Dokumenti

   Një proces i shkurtër për secilën: hapat, mjetet, shembuj dhe kur të përshkallëzohet.

4. 04

   Ngritja e aksesit

   Llogari individuale, menaxher fjalëkalimesh dhe leje minimale.

5. 05

   Prova

   Filloni i vogël, shqyrtoni nga afër, pastaj zgjeroni.

Detyra që u përshtaten asistentëve virtualë

Detyra që i mbani vetë

• Vendime që kërkojnë gjykimin ose autoritetin tuaj
• Biseda të ndjeshme me klientë ose staf
• Punë që kërkon kualifikime profesionale
• Detyra që ende nuk mund t'i shpjegoni qartë

Siguria që nga dita e parë

Mos i ndani kurrë fjalëkalimet tuaja kryesore. Krijoni llogari individuale me lejet minimale të nevojshme, ndani kredencialet përmes një menaxheri fjalëkalimesh dhe aktivizoni autentikimin dy-faktorësh. Kështu aksesi mund të hiqet menjëherë kur përfundon bashkëpunimi.

Një marrëveshje konfidencialiteti është e arsyeshme, sidomos kur asistenti trajton të dhëna klientësh ose financiare.

Freelancer apo shërbim?

Një freelancer i vetëm mund të funksionojë mirë për një grup të qëndrueshëm detyrash. Një shërbim me disa asistentë ofron zëvendësim gjatë mungesave, kontrolle cilësie dhe mundësinë për të shkallëzuar në periudha të ngarkuara.

Cilën variant që të zgjidhni, proceset e dokumentuara ju mbrojnë nga varësia te kujtesa e një personi të vetëm.

Kur duhet automatizuar në vend të kësaj

Nëse një detyrë është e njëjtë çdo herë dhe të dhënat vijnë në format konsistent, automatizimi mund të jetë më i lirë dhe më i besueshëm se puna manuale. Asistentët janë më të mirë për detyra që kërkojnë gjykim, komunikim ose trajtim variacionesh.

Një shërbim i mirë asistence do të tregojë detyrat që duhet të automatizohen.

Shkrimi i një dokumenti të thjeshtë procesi

Një dokument i dobishëm procesi për çdo detyrë mbulon qëllimin, nxitësin, hapat me screenshot, shembuj rezultatesh të mira, përjashtime të zakonshme dhe kur të përshkallëzohet. Nuk ka nevojë të jetë i gjatë, një faqe për detyrë shpesh mjafton.

Shkrimi i këtyre dokumenteve zbulon edhe detyra që mund të thjeshtohen ose automatizohen.

Detyra shembull e si matet

Ritmi i komunikimit

Dakordësoni si dhe kur do të komunikoni: një listë detyrash e përbashkët, një përmbledhje ditore ose javore dhe një kanal për pyetje urgjente. Shqyrtimet e shkurtra të rregullta në fillim ndërtojnë besim dhe kapin keqkuptimet.

Ndërsa rritet besimi, mund të delegoni më shumë dhe të kontrolloni më pak.

Lista e kontrollit për onboarding

Para ditës së parë, përgatitni llogari, akses përmes një menaxheri fjalëkalimesh, dokumente procesesh, një listë detyrash të para dhe një kontakt për pyetje. Në ditën e parë, përshkruani çdo detyrë së bashku, pastaj shqyrtoni nga afër rezultatet e para.

Onboarding i mirë parandalon shumicën e gabimeve dhe zhgënjimeve të hershme.

Kur duhet shkallëzuar

Sapo detyrat e para ecin pa probleme dhe cilësia është konsistente, shtoni detyra të reja një nga një me dokumentet e tyre të procesit. Shkallëzimi gradual e mban cilësinë të lartë.

Për vëllime më të mëdha, një shërbim me disa asistentë ofron zëvendësim dhe vazhdimësi.

Gabime të zakonshme që duhen shmangur

• Delegimi i detyrave të paqarta pa shembuj
• Ndarja e fjalëkalimeve tuaja personale
• Anashkalimi i kontrolleve të cilësisë
• Shtimi i shumë detyrave njëherësh
• Delegimi i vendimeve që kërkojnë gjykimin tuaj

Zonat kohore dhe disponueshmëria

Vendosni cilat orë duhet të mbulojë asistenti dhe nëse detyrat kërkojnë trajtim të së njëjtës ditë. Për detyrat e kutisë postare dhe të klientëve, përputhja me ditën tuaj të punës ka rëndësi; për futjen e të dhënave dhe hulumtimin, orët fleksibël shpesh funksionojnë mirë.

Dakordësoni pritjet për reagim që të gjithë ta dinë çfarë është urgjente dhe çfarë mund të presë.

Kombinimi i asistentëve dhe automatizimit

Konfigurimet më efikase kombinojnë njerëzit dhe automatizimin: hapat e automatizuar trajtojnë rrjedhat e përsëritura të të dhënave, asistentët trajtojnë përjashtimet, komunikimin dhe gjykimin.

Shqyrtoni detyrat rregullisht për të parë cilat mund të automatizohen dhe cilat përfitojnë nga një person.

Konfidencialiteti dhe besimi

Asistentët shpesh shohin email-e, të dhëna klientësh dhe financa. Zgjidhni një ofrues me detyrime të qarta konfidencialiteti, kufizoni aksesin te ajo që i duhet çdo detyre dhe shqyrtojeni aksesin rregullisht.

Besimi rritet me kohën dhe rezultate konsistente, ndaj filloni me detyra me rrezik më të ulët.